Outsourcing kadr i płac: Jak system chmurowy łączy pracodawcę z biurem rachunkowym?

Wyprowadzenie obsługi kadrowo-płacowej na zewnątrz (outsourcing) to standard w dzisiejszym biznesie.

Pozwala to firmom skupić się na ich podstawowej działalności, przekazując skomplikowane rozliczenia podatkowe i pracownicze w ręce ekspertów. Jednak ten model współpracy ma jeden, newralgiczny punkt zapalny, który ujawnia się regularnie na przełomie każdego miesiąca: transfer danych o czasie pracy. Przesyłanie informacji między siedzibą firmy a zewnętrznym biurem rachunkowym często przypomina głuchy telefon. Na szczęście, wdrażając system RCM Control, możesz zbudować w pełni bezpieczny i zautomatyzowany cyfrowy most, który połączy Twój biznes z Twoją księgowością.

Koniec z nerwowym dopinaniem list obecności w ostatniej chwili. Zobaczmy, dlaczego tradycyjne metody komunikacji zawodzą i jak chmura obliczeniowa rozwiązuje problemy obu stron tej biznesowej układanki.

Koszmar końca miesiąca – maile, skany i telefony

Jak wygląda tradycyjny proces przekazywania danych do biura rachunkowego? Menedżer lub asystentka zbiera papierowe listy obecności, weryfikuje zatwierdzone urlopy, a następnie próbuje to wszystko podsumować w pliku Excel. Następnie arkusz ten (lub, co gorsza, odręcznie wypisane i zeskanowane kartki) wysyłany jest jako załącznik do wiadomości e-mail. Jeśli w pliku pojawi się błąd – na przykład brakuje podpisu, ktoś zapomniał wpisać zwolnienia lekarskiego, albo liczby godzin się nie sumują – zaczyna się festiwal telefonów i mailowych korekt.

RODO a wysyłanie list obecności mailem

Oprócz straty czasu, ten archaiczny proces niesie ze sobą gigantyczne ryzyko prawne. Przesyłanie niezaszyfrowanych plików Excel lub skanów zawierających imiona, nazwiska, informacje o zwolnieniach lekarskich (dane wrażliwe o stanie zdrowia!) i wymiarze czasu pracy za pośrednictwem zwykłej poczty elektronicznej to jawne naruszenie przepisów RODO. Wystarczy pomyłka w adresie e-mail, aby narazić firmę na wyciek danych i potężne kary finansowe ze strony UODO.

RCP Online – jeden system, dwa światy

Rozwiązaniem tych wszystkich problemów jest przeniesienie ewidencji do bezpiecznego, centralnego środowiska. Nasz moduł RCP online sprawia, że dane o czasie pracy nie muszą już w ogóle „podróżować” w formie plików przesyłanych pocztą. One po prostu tam są – bezpieczne i gotowe do pobrania przez uprawnione osoby.

Dedykowany dostęp dla Twojej księgowej

Architektura chmurowa pozwala na stworzenie dedykowanego konta dla pracownika zewnętrznego biura rachunkowego. Jak to działa w praktyce?

1. Na koniec okresu rozliczeniowego menedżerowie w Twojej firmie po prostu weryfikują i zatwierdzają godziny w systemie (np. akceptują nadgodziny).
2. Twoja księgowa, pracując ze swojego biura na drugim końcu miasta (lub Polski), loguje się do systemu RCM Control za pomocą swojego, zabezpieczonego hasłem i certyfikatem SSL konta.
3. Księgowa posiada uprawnienia „tylko do odczytu” i eksportu. Jednym kliknięciem generuje gotowy raport za dany miesiąc, który następnie bezbłędnie zaczytuje do swojego programu płacowego (np. Enova, Optima, Symfonia).

Korzyści dla obu stron (Sytuacja Win-Win)

Wdrożenie takiego modelu współpracy drastycznie zmienia komfort pracy po obu stronach barykady.

• Dla Pracodawcy: Zyskujesz stuprocentową pewność, że dane są bezpieczne i zgodne z RODO. Eliminujesz stres związany z pilnowaniem terminów wysyłki dokumentów do księgowości. Masz pewność, że księgowa rozlicza dokładnie te same, obiektywne dane, które zebrały czytniki w Twojej firmie.
• Dla Biura Rachunkowego: Księgowa otrzymuje czyste, bezbłędne dane w formacie cyfrowym. Nie musi odszyfrowywać nieczytelnych podpisów ani dzwonić z prośbą o wyjaśnienie braków na liście. Praca, która wcześniej zajmowała godziny, teraz zajmuje minuty.

Zaproś swoje biuro rachunkowe do współpracy

Biura rachunkowe coraz częściej same rekomendują swoim klientom przejście na cyfrowe systemy ewidencji, widząc w tym ogromną optymalizację własnych kosztów operacyjnych. Jeśli prowadzisz biuro księgowe lub agencję HR, zachęcamy do zapoznania się z naszym programem partnerskim. Zakładka współpraca zawiera szczegóły dotyczące tego, jak możesz oferować nowoczesne narzędzia swoim klientom, budując z nimi trwalsze relacje i zyskując dodatkowe źródło przychodu z prowizji wdrożeniowych.

Podsumowanie: Cyfrowy most zamiast głuchego telefonu

W dzisiejszym świecie biznesu dane to najcenniejszy zasób. Ich przepływ między Twoją firmą a zewnętrznymi ekspertami od płac musi być płynny, bezpieczny i zautomatyzowany. Outsourcing kadr zyskuje pełny sens dopiero wtedy, gdy połączymy go z nowoczesną technologią chmurową. Zbuduj cyfrowy most ze swoim biurem rachunkowym i ciesz się świętym spokojem na koniec każdego miesiąca.